Selama pelaksanaan penugasan audit, Auditor selalu mencatat bermacam-macam audit notes dan penelaahan atau butir-butir pemeriksaan (audit points) untuk beberapa tujuan guna membantu Auditor dalam melaksanakan pekerjaannya.
Pencatatan tersebut biasanya dalam bentuk :
1. To Do Points
2. Butir-butir Catatan atas Laporan Keuangan (Notes to Financial Statement Points)
3. Management Letter Points
4. Catatan untuk Partner (Points for Partner)
Audit points ini biasanya ditulis pada buku catatan ataupun dengan menggunakan bantuan perangkat komputer. Jika butir-butir tersebut dapat dinilai dengan jelas dan tertulis dengan cukup terperinci, maka catatan tersebut dapat menjadi alat bantu yang berguna untuk mengingatkan penyelesaian masalah-masalah tertentu atau untuk pelaksanaan prosedur audit tertentu.
To Do Points
To Do Points berfungsi sebagai sarana untuk mengingatkan Auditor terhadap prosedur-prosedur yang karena satu atau lain alasan, belum dapat dilaksanakan lebih awal, atau pertanyaan-pertanyaan yang ada di benak auditor tapi belum terjawab. Biasanya setiap Auditor menyimpan lembar “To Do Point” nya sendiri.
Format To Do Points secara umum mencakup informasi Nama Klien, Lembar Judul (To Do Points), Tanggal Audit, Referensi Kertas Kerja, Penjelasan To Do Points serta Remarks.
Untuk suatu butir To Do Points yang sudah diselesaikan, point tersebut harus dicoret. Dengan demikian, point-point yang masih belum diselesaikan dan perlu penyelesaian dapat diidentifikasi dengan mudah.
Semua masalah penting yang timbul dan penyelesaiannya harus ditunjukkan dalam kertas kerja yang berhubungan. Hal ini merupakan bagian dari temuan Auditor dan berfungsi sebagai masukan pada proses evaluasi bukti-bukti, oleh karena itu harus ditunjukkan dalam kertas kerja yang sesuai. Lembaran “To Do Points” bukan bagian dari kertas kerja. Lembaran-lembaran tersebut harus dimusnahkan setelah semua point telah diselesaikan dan telah dicatat dengan benar dalam kertas kerja audit.
Notes to Financial Statement Points
Selama berlangsungnya audit, Auditor harus waspada terhadap masalah-masalah yang membutuhkan pengungkapan (disclosure) dalam Laporan Keuangan. Ketika Auditor menemukan hal-hal yang membutuhkan pengungkapan, dia harus mencatatnya pada lembaran Notes to Financial Statement Points sehingga dapat berfungsi untuk mengingatkan atau sebagai future reference ketika dia membantu klien membuat draft Catatan atas Laporan Keuangan.
Format Notes to Financial Statement Points pada umumnya harus memberikan informasi mengenai Nama Klien, Lembar Judul (Notes to FS Points), Tanggal Audit, Referensi Kertas Kerja (WP Reference), Rincian hal-hal atau data yang membutuhkan pengungkapan serta Tindakan yang diambil.
Management Letter Points
Management Letter (ML) Points berisi hal-hal yang menjadi temuan Auditor selama pelaksanaan audit dan memerlukan perhatian serta langkah perbaikan oleh manajemen perusahaan misalnya adanya kelemahan pengendalian internal ataupun masalah lainnya. Hal-hal yang akan ditulis pada ML harus disusun selama berlangsungnya audit untuk memudahkan penyusunan ML tersebut dan untuk meningkatkan kwalitasnya.
ML Points harus disimpan pada point sheet yang menerangkan ML Point, bagaimana ML dicatat, rekomendasi untuk langkah perbaikan, komentar manajemen perusahaan serta tindakan yang diambil.
Lembaran ML Points yang harus ditandatangan dan diberi tanggal oleh Auditor yang menyusun, dapat dikumpulkan dalam satu map selama berlangsungnya audit dan kemudian segera difile setelah Ringkasan Kelemahan Pengendalian (Summary of Control Weaknesses).
Catatan untuk Partner (Points for Partner)
Selama proses pemeriksaan, auditor harus mencatat pengecualian-pengecualian yang membutuhkan perhatian atau pertimbangan mendesak dari Partner yang bertanggung jawab (Engagement Partner). Pengecualian ini merupakan pengecualian serius yang dapat menimbulkan efek material terhadap kewajaran penyajian laporan keuangan atau pengecualian yang dapat mengisyaratkan adanya kecurangan atau penyelewengan yang sangat dibutuhkan tindakan segera dari Engagement Partner (Hrd).
